Mettre en place la prise de rendez-vous en ligne pour un institut

1. Lister vos prestations et leur durée

Tout part de la liste de vos prestations, avec pour chacune sa durée réelle et son prix. Prévoyez le temps de préparation ou de nettoyage entre deux clientes : c'est lui qui évite les retards en fin de journée.

Pensez aussi aux prestations combinées (par exemple un soin suivi d'une pose) : une cliente doit pouvoir les réserver en une fois.

2. Fixer vos horaires et vos indisponibilités

Indiquez vos jours et heures d'ouverture, puis vos pauses. Depuis l'espace de gestion, vous bloquez à l'avance vos congés et les créneaux où vous n'êtes pas disponible : vos clientes ne voient que ce qui est réellement libre.

3. Décider de vos règles

Écrivez noir sur blanc votre règle d'annulation (jusqu'à quand une cliente peut annuler ou déplacer) et le délai minimum avant un rendez-vous. Une règle claire, affichée au moment de réserver, évite la plupart des malentendus.

4. Réduire les oublis

Un rappel envoyé la veille du rendez-vous limite les oublis. Chez WebIA, c'est l'option « Rappels e-mail automatiques », qui s'ajoute à la prise de rendez-vous. La liste d'attente peut aussi prévenir une autre cliente quand un créneau se libère.

5. Faire connaître le lien de réservation

Ajoutez le lien sur votre fiche Google, dans votre profil Instagram et dans votre signature de message. Prévenez vos habituées : beaucoup préfèrent réserver seules, le soir, quand l'institut est fermé.

Un exemple réel

L'institut makeup by Eva propose la réservation en ligne, les prestations combinées et les cartes cadeaux, avec un espace de gestion pour suivre l'activité. Voir l'étude de cas, ou estimer le même ensemble dans le simulateur.